Trong cuốn sách “Từ tốt đến vĩ đại của mình” tác giả Jim Collin đã nói rằng việc tuyển lựa được những con người phù hợp tham gia vào công ty là một trong những hoạt động tối quan trọng. Lựa chọn con người thôi chưa đủ, mà phải là những con người phù hợp. Thật vậy, trong xã hội ngày nay, sự thay đổi của thời thế một cách chóng mặt cũng tạo điều kiện rất lớn khiến cho những tổ chức phải nhanh chóng thay đổi để thích nghi, những con người không biết mau lẹ với thời thế, không nhiệt tình trong công việc sẽ có thể là nhân tố kéo lùi sự phát triển của cả một tập thể những con người năng động từ đó mà khiến cho hiệu suất công việc cũng trở nên giảm sút. Cách đối mặt và giải quyết vấn đề tốt nhất ở đây chính là việc chúng ta phải biết cách xây dựng một đội ngũ hiệu quả những con người, gắn kết họ lại thành một thể thống nhất. Dường như một lần nữa, tiếng nói của chế độ cộng sản lại tiếp tục ngân lên.
Trong bài viết này, tôi sẽ chia sẽ với các bạn những kinh nghiệm của cá nhân mình thông qua quá trình xây dựng đội ngũ làm việc cho tổ chức của tôi, từ một tổ chức lỏng lẻo, rời rạc trở thành một trong những tổ chức mạnh nhất trong khu vực và sau đây, xin đề cập trước hết đến những quy luật trong việc xây dựng tổ chức.
I. Sau khi tuyển lựa những con người thích hợp, ngay lập tức phải đặt ra những mục tiêu phù hợp.
Những mục tiêu cụ thể trong ngắn hạn, trung hạn hoặc dài hạn sẽ khiến cho các thành viên trong đội ngũ làm việc của bạn cảm thấy mình có nhiều thứ cần phải phấn đấu, những mục tiêu được phác họa càng rõ nét càng dễ để cho mỗi người xây dựng được tinh thần làm việc trách nhiệm và là một bản lề để nếu như ai đó đi lệch ra khỏi quỹ đạo, họ sẽ được chỉnh lại cho phù hợp với những mục tiêu đã đề ra.
Những mục tiêu ngắn hạn thì cần phải xem xét đến khả năng thực hiện, tốt nhất là càng đơn giản càng tốt và nó phải có tính lô ghích với mục tiêu dài hạn, còn mục tiêu dài hạn thì có thể hơi xa vời hơn, phi thực tế hơn nhưng sẽ vẫn đạt được nếu như các thành viên trong đội ngũ tuân thủ các nguyên tắc, thực hiện được các thành công ngắn hạn.
II. Xây dựng hệ thống tổ chức
Đội ngũ hiệu quả là một tổ chức có phân chia cấp bậc giữa các thành viên, mỗi người đảm nhận một nhiệm vụ riêng và điều này tức mang ý nghĩa sống còn đối với bất cứ một đội ngũ nào, các thành viên hoặc nhà lãnh đạo phải biết được điểm mạnh và điểm yếu của từng người, sắp xếp họ vào những vị trí phù hợp. Thông thường trong một tổ chức làm việc thì những người đồng cấp được xem như hệ thống theo chiều ngang và những người thứ cấp kiểu trên dưới là hệ thống xét theo chiều dọc. Mỗi tổ chức về cơ bản có khoảng 04 cơ quan riêng biệt, trong cuốn sách “Bí quyết xây dựng cơ nghiệp bạc Tỷ” của Adam Khoo, ông gợi ý một mô hình đội ngũ làm việc hiệu quả bao gồm các ban như: Sản phẩm, tài chính, nhân sự, quảng bá.
Một lần nữa, bạn hãy thử nhìn lại đội ngũ của mình để xác định xem trong nhóm của mình đã có những ban tương tự hay chưa, có thể tên gọi sẽ khác nhau, nhưng những cách thức và biện pháp hoạt động phải đảm bảo cho tất cả đều hướng đến một mục đích là hoàn thành nhiệm vụ đã đề ra.
III. Xem xét thời gian làm việc, nghỉ ngơi phù hợp
Một tổ chức hoạt động liên tục không có nghĩa là mọi người luôn luôn vận động như những cái máy, ý của tôi là chúng ta đặt ra chế độ nghỉ ngơi và thời gian làm việc phù hợp để mọi người có thể từ đó mà sắp xếp cuộc sống theo một guồng quay, một nhịp sinh học thật tốt. Con người cũng được tạo ra từ một hệ thống hoàn chỉnh các bộ phận trong cơ thể và nếu như người ta không có thời gian để nghỉ ngơi thì sớm muộn gì họ cũng sẽ trở nên quá tải và ảnh hưởng đến sức khỏe là yếu tố tất yếu, chính vì thế hãy lên một lịch làm việc khoa học để đội ngũ làm việc của bạn nắm được mà thực hiện công việc cho thật tốt.
IV. Dân chủ có trách nhiệm
Đừng chỉ chăm chăm vào cách mà người khác làm, hãy nhìn vào kết quả mà họ đạt được. Đã có một thời gian tôi luôn tự đặt câu hỏi rằng tại sao một nhân viên cấp dưới của mình lại có những hành động khác lạ đến vậy, tại sao không làm như thế này, thế kia, hoặc tại sao cậu ấy lại lười nhác đến thế, nhưng thực chất thì những công việc được giao cậu ấy đều xem xét và có một phương pháp làm việc riêng để đảm bảo công việc hoàn thành đúng tiến độ, chỉ cần như thế thôi cũng đủ lắm rồi, và thông qua điều ấy, tôi quyết định giao thêm công việc cho cậu ta, thăng thêm các chế độ đãi ngộ, và cậu ấy chính là một trong những chủ lực mạnh nhất trong đội ngũ làm việc mà tôi có được.
Cách làm việc của mọi người không nói nên trình độ và khả năng làm việc của người đó, vậy thì hãy dân chủ một cách có trách nhiệm, có trách nhiệm ở đây là khi nếu người đó không hoàn thành công việc cho bạn đúng tiến độ, hãy thẳng tay kỷ luật và xem xét tìm một vị trí mới thích hợp với người đó hơn.
Bên cạnh đó, mỗi một người trong đội ngũ của bạn cũng phải biết tự nhắc nhở và điều chỉnh lẫn nhau, điều đó sẽ tăng tình đoàn kết trong nội bộ thay vì sẽ làm gia tăng căng thẳng như nhiều người vẫn nghĩ. Nếu có bất đồng trong công việc, hãy khuyến khích mọi người nói ra và giải quyết bất đồng đó càng sớm càng tốt, đừng để cho mọi thứ tích tụ lại quá lâu trong lòng, như thế cũng sẽ gây ra những nguy hại về lâu dài cho tập thể.
V. Đào tạo để phát triển không ngừng
Nếu đội ngũ của bạn có những người mới chập chững bước vào lĩnh vực công việc mà chưa có kinh nghiệm thực tế từ trước thì bạn phải tìm cách đào tạo và huấn luyện họ. Người ta thường nói rằng dốt nát cộng với nhiệt tình là phá hoại, chính vì thế mà hãy để ý đến những người chưa thạo việc, chưa biết việc, hướng dẫn họ một cách tận tình để họ nắm được cách làm việc tốt nhất, một điểm khác nữa là hãy tập trung đào tạo thêm để nâng cao tay nghề cho đội ngũ làm việc của mình. Thường xuyên tổ chức một số sự kiện chuyên đề, hội thảo và chú trọng vào hiệu quả của từng hoạt động nhằm bổ sung kỹ năng làm việc nhóm, trình độ và năng lực của mỗi cá nhân.
Công ty Apple hoặc Microsoft mỗi khi tung ra một dòng sản phẩm mới là họ sẽ bắt tay vào tiến hành nghiên cứu sản phẩm mới hơn nữa để luôn luôn đảm bảo mình là người đi tiên phong trong lĩnh vực. Vậy thì đội ngũ làm việc của bạn cũng như vậy, những con người luôn luôn phải có tư duy đổi mới không ngừng thì mới mong có thể đối chọi lại được sự cạnh tranh khốc liệt như ngày nay.
Trên đây là 05 điều quan trọng tôi rút ra được từ việc xây dựng đội ngũ làm việc hiệu quả, hy vọng rằng nó giúp ích phần nào cho bạn và công ty trên con đường phát triển phía trước.
Thư pháp Thanh Phong
