Phương pháp tổ chức các buổi họp hiệu quả

Trong quá trình xây dựng đội ngũ làm việc hiệu quả trong công ty, bao giờ bạn cũng phải nghĩ đến một hoạt động hết sức thường xuyên và cần thiết, đó là hoạt động hội họp, tổ chức các buổi sinh hoạt với nhân viên của mình. Bất kể công ty của bạn lớn cỡ nào hay nhỏ bé bao nhiêu đi chăng nữa, hoạt động hội họp, sinh hoạt cũng là một trong những biện pháp để giúp cho đội ngũ làm việc hoạt động hiệu quả và thông suốt.

Những người lãnh đạo giỏi sẽ biết cách làm thế nào để tổ chức được những buổi hội họp hiệu quả và trong bài viết này, tôi sẽ đề cập với bạn một trong số những phương pháp và kinh nghiệm mà tôi rút ra được khi tổ chức những cuộc họp với nhân viên cấp dưới.

I. Đánh giá tình hình

Tại sao lại cần phải họp? Lí do gì mà phải họp? Đó là những câu hỏi đầu tiên mà một nhà lãnh đạo cần đặt ra khi muốn tổ chức một buổi sinh hoạt, hội họp nào đó. Ở một số tổ chức, tôi vẫn thấy người ta có chế độ hội họp thường xuyên, nhưng điều này theo tôi là không cần thiết. Vì những lý do chính

- Nếu như hoạt động không xảy ra vấn đề gì quá nghiêm trọng hoặc các vấn để xảy ra chỉ dựa trên một số ít thì không cần phải họp
- Nếu bạn muốn nắm bắt tình hình, hãy theo dõi báo cáo của những nhân viên hoặc trực tiếp khảo sát tình hình thực tế. Đừng chỉ thông qua những buổi hội họp
- Nó làm mất thời gian của mọi người

Trước khi quyết định việc tổ chức một buổi họp có cần thiết hay không bạn hãy đánh giá những vấn đề mà tổ chức đang gặp phải, những lưu ý và nhắc nhở mang tính tổng quát, không nên mời tất cả mọi người trong khi nhắc nhở và nội dung cuộc họp chủ yếu chỉ xoay quanh một vài đối tượng. 

II. Cách thức tổ chức

Trong lúc họp bao giờ cũng phải làm nổi bất các ý chính như mục đích của buổi họp, yêu cầu đặt ra cho buổi họp. 

Vì là thời gian của tập thể nên khi bạn điều hành hoặc chủ trì cuộc họp, nên xem xét về yếu tố thời gian, các buổi họp tốt nhất không nên kéo dài, trừ trường hợp những vấn đề quá đỗi nghiêm trọng và căng thẳng. Còn lại những vấn đề bình thường thì chỉ nên hạn chế trong vòng tối đa 45 phút (khoảng thời gian tập trung hiệu quả của một người). Đối với những chủ đề kém hiệu quả, hãy thiết lập cách thức hội họp nhanh, ví dụ như ở một số công ty hiện nay, người ta họp với nhau chỉ vỏn vẹn 10 phút hoặc ở một số nơi, còn áp dụng cách họp của những người thổ dân da đỏ, mỗi khi một người phát biểu, họ phải co một chân lên, nếu mỏi quá mà chân chạm đất thì họ không được nói nữa.

III. Chú ý đối với những cuộc họp

Bao giờ cũng phải đưa ra một giải pháp cụ thể với những công việc cụ thể, vì những cuộc hội họp không phải chỉ là mọi người gặp mặt và tán gẫu với nhau, vì thế mà việc đưa ra một giải pháp và chương trình hoạt động mới luôn luôn là cần thiết. Nếu bạn không đưa ra được những giải pháp mới và thống nhất chúng với mọi người thì buổi họp ấy coi như không có chất lượng

Trong cuộc hop nên giữ thái độ hòa nhã, vui vẻ với mọi người, nếu như cuộc họp trở nên quá căng thẳng, hãy là người gợi ý việc nghỉ ngơi cho tập thể để không khí dịu bớt xuống. Nóng giận không giải quyết được điều gì vì khi ấy bạn sẽ chỉ thể hiện bản thân mình là một người nóng tính, và những lúc như vậy, thường thì cảm xúc sẽ chi phối đến bạn và những người xung quanh rất dễ lây theo trạng thái tâm lý của bạn, họ bước ra khỏi cuộc họp với một tâm thế buồn chán cũng sẽ ảnh hưởng tới chất lượng công việc lúc đó.

Thư pháp Thanh Phong | Viết thư pháp
Kinh nghiệm phát triển website bán đồ ăn trực tuyến

Thời gian vừa rồi vắng bóng trên diễn đàn cũng là do mình đang bận thiết kế và xây dựng một website cho một bạn kinh doanh buôn bán đồ ăn trực tuyến. Và trong quá trình phát triển website cho bạn ấy, thì mình cũng rút ra đươc một số những kinh nghiệm cá nhân sau đây, hy vọng rằng bài viết này sẽ có ích đối với bạn trong quá trình xây dựng và phát triển một website bán đồ ăn thật tốt.

Lựa chọn sản phẩm

bánh ngải
Trong bước đầu tiên này, mình và đối tác đã chọn lựa sản phẩm là các món đặc sản vùng Lạng Sơn. Lạng Sơn là vùng nổi tiếng nhiều đặc sản thơm ngon như bánh ngải lạng sơn, vịt quay lạng sơn, khâu nhục, ... và rất nhiều những hoa quả khác. Một nguồn lực rất là rộng lớn.

Xác định nhân lực

Đây là khâu quan trọng đối với bất cứ một ai muốn bước chân vào ngành kinh doanh buôn bán nói chung và làm website bán hàng trực tuyến nói riêng khi mà bạn không thể nào có thể cáng đáng hết tất cả những phần việc nảy sinh cho cửa hàng của mình thì cách duy nhất là tìm thêm những người bạn, những người có thể giúp bạn gánh vác một phần công việc và đương nhiên là chia sẻ "miếng bánh" cùng nhau.

Ở đây mình làm về mảng Marketing Online và Nhân sự, còn bạn còn lại thì phát triển về sản phẩm và lo những mặt về thu chi tài chính.

Kinh nghiệm của mình là tuyệt đối. TUYỆT ĐỐI PHẢI RÕ RÀNG TRONG CHUYỆN NÀY.
Nếu như không phân chia trách nhiệm công việc một cách rõ ràng, thì rất dễ dẫn tới bất đồng quan điểm, mâu thuẫn nội bộ, không tin tưởng lẫn nhau.

Xác định nguồn khách hàng mục tiêu.

Chúng mình xác định lượng khách hàng chủ yếu là những chị em có máu ăn uống, những bà mẹ có sở thích chăm lo cho gia đình và thích thưởng thức các món ăn ngon. Vì vậy, đối tượng mà chúng mình hướng tới có độ tuổi từ 25 đến 35, giới tính nữ, và khu vực nằm ở địa bàn thành phố Hà Nội.
Những khách hàng này thường xuyên sử dụng mạng internet và thích vào các trang chia sẻ kinh nghiệm, khám phá ăn uống ẩm thực nên chúng mình đánh mạnh quảng bá thương hiệu vào các diễn đàn như làm cha mẹ và web trẻ thơ. Với từ khóa "Bánh ngải 25k" mình đưa bài viết ở diễn đàn làm cha mẹ lên top trong một nốt nhạc và tiếp đó là đăng ký tên miền http://www.langsonfood.com

Chưa hết nhé, mở thêm một trang fanpage http://facebook.com/langsonfood và mời anh em gần xa like fanpage. Ban đầu con số này còn ít, nhưng bọn mình tích cực PR và làm Video, viết tin bài cho website nên mọi việc đều phát triển thuận lợi.

Tuần 01
Chúng mình mời anh chị em giới thiệu cho mọi người nên tổng đơn hàng lên đến hơn 50 cọc bánh ngải chưa kể các món ăn khác. Cả lũ rủng rỉnh tiền tiêu hôm đó.
Tuần 02
Chúng mình thiết kế tờ rơi và đi phát ở khu vực quanh khu nhà ở, tuần đó thu về hơn 15 đơn đặt hàng.
Tuần 03 
Tập trung phát triển website và gia tăng lượng người thích trang Lạng Sơn Food, nên cả lũ đăng bài mời mọi người tham gia fanpage, bên cạnh đó tuyển thêm 01 bạn CTV viết bài cho website Lạng Sơn Food luôn.
Tuần 04
Trừ đi tất cả các chi phi xăng xe, vốn cũng như đầu tư quảng cáo, thu về tiền lãi hơn 200k. Mặc dù tuần này hơi ít, nhưng thực ra là do đầu tư ngược lại để quảng bá cho Lạng Sơn Food nên cũng ngóng xem tháng tới tình hình thế nào.

Quan tâm đến khách hàng và chăm sóc sau khi bán

Phản hồi của khách
Một điều quan trọng nữa trong khi kinh doanh đồ ăn Online chính là việc bạn phải để ý tới phản ứng của người dùng sau khi sử dụng sản phẩm của bạn. Người dùng đặt mua lại các món đồ ăn là một điều rất tuyệt vời, thêm vào đó là những nhận xét tích cực của họ sẽ giúp cho uy tín của bạn được nâng cao.

Điều quan trọng: Trên hết, bạn phải giữ được cho mình cái tâm bất biến trước những bình luận của khác hàng vì không phải lúc nào khách hàng cũng khen về sản phẩm của bạn, trong những trường hợp như vậy, bạn nên nhã nhặn tiếp thu những ý kiến để cải tiến sản phẩm ngày một chất lượng

Hãy lập một bảng tính và điều thông tin khách hàng vào đó để lưu trữ lại, sau này chúng ta có thể sử dụng để đưa ra những chương trình khuyến mãi, ưu đãi cho những khách hàng thân thiết.

Đó là kinh nghiệm phát triển của riêng bản thân mình, bạn nào có phương pháp hay cách làm mới lạ, tuyệt vời hơn, hãy chia sẻ với mình nhé.

 Thư pháp Thanh Phong thủ bút
Nhân viên tốt là người như thế nào

Trong quá trình xây dựng đội ngũ làm việc hiệu quả, tôi nhận thấy rằng việc lựa chọn những nhân viên tốt là yếu tố đảm bảo hàng đầu cho thành công trong công việc, trong bài viết này, tôi xin chia sẻ với bạn những nhận định của mình về một người nhân viên tốt và phương pháp rèn luyện, giáo dục đội ngũ làm việc một cách hiệu quả. 

Trước hết người nhân viên tốt phải là người hiểu được vị trí, vai trò của mình trong công ty, anh ta biết được công ty đang muốn gì, bạn đang hy vọng điều gì từ anh ấy và hơn hết, bạn có thể sẽ thấy anh ấy là những người giống như trong mô tả dưới đây:

Luôn luôn là người tích cực

Những nhân viên tích cực sẽ luôn nhìn nhận và trả lời các vấn đề mà bạn đưa ra một cách tích cực, họ không đổ lỗi cho những yếu tố khách quan khi công ty của bạn gặp vấn đề hoặc nhiệm vụ không được hoàn thành một cách chu đáo. Đó hẳn là những người đầu tiên sở hữu một cái TÂM trong sáng. 
Những con người suy nghĩ tích cực trong mọi trường hợp thường rất hiếm vì vậy cũng đừng quá lo lắng khi ban đầu bạn chưa có những nhân viên như vậy, thay vào đó, chính bản thân bạn hãy trở nên tích cực, vì thái độ tác động đến hành vi sẽ có tính lây lan rất nhanh và nếu như bạn có thể luôn tích cực trong công việc, thì đó cũng là yếu tố giúp cho nhân viên của bạn cảm thấy được điều tương tự và bắt chước theo tấm gương mà họ thấy.

Có năng khiếu trong một lĩnh vực nào đó

Nhân viên mới vào công ty cần ít nhất thành thạo một công việc nào đó, chắc chắn là chúng ta không bao giờ tuyển dụng những con người không có kỹ năng, thường thì mọi người đánh giá những kỹ năng ấy qua trình độ học vấn, nhưng tôi thì đánh giá nó theo kỹ năng làm việc, càng nhiều những bằng chứng chứng tỏ người đó từng thành công trong những tổ chức tốt sẽ càng chứng tỏ rằng người đó là người có tài. Vậy đối với những người mới bước chân vào nghê thì làm cách nào để biết được họ có tài hay không?

Bạn hãy bàn với người ứng tuyển một phương án làm việc thử thách với thời gian thử thách cho công việc từ 6 tháng đến 12 tháng, trong quá trình ấy, bạn có quyền cắt đứt hợp đồng bất cứ lúc nào, và nếu như nhân viên đó không có tài thì đó là cách để bạn loại bỏ những con người kém cỏi ra khỏi đội ngũ làm việc của mình.

Cách để rèn luyện đội ngũ của mình

Dưới đây là một số cách thức mà tôi sưu tầm về các phương pháp rèn luyện đội ngũ làm việc mà tôi biết: 

- Tổ chức lớp giảng dạy: Bạn có thể tìm đến một người có kinh nghiệm làm việc tốt hơn, nhờ họ giáo dục cho nhân viên của mình, đây gọi là sự chuyển giao công nghệ. Đôi khi chi phí để làm việc này là khá lớn và thường thì những nhà lãnh đạo sẽ sợ rằng khi người nhân viên học được những bí quyết, họ sẽ rời bỏ bạn, nhưng thực tế thì không phải như vậy. Chính cái suy nghĩ đó bộc lộ rằng bạn là một nhà lãnh đạo hẹp hòi vì những người giỏi về một lĩnh vực nào đó không có nghĩa là anh ta sẽ thành công khi tách khỏi tổ chức của bạn, giống như một người đầu bếp, mặc dù có thể anh ta là người nấu món súp ngon nhất nhưng chưa chắc nhà hàng bán súp ngon nhất là nhà hàng mà anh ta nấu mà phải dựa trên nhiều yếu tố khác quan trọng không kém mà một trong số đó chính là khả năng của người lãnh đạo. Nếu bạn tin vào khả năng lãnh đạo của mình, biết cách thu phục nhân tâm thì bạn hoàn toàn có thể giúp cho mọi người và cả bạn nữa có thể đoàn kết để đạt tới mục tiêu chung.

- Giáo dục qua kênh thông tin đại chúng: Hiện nay có rất nhiều khóa học làm việc, khóa học thay đổi ngôn ngữ tư duy nhằm phát triể bản thân mình trên mạng, bạn có thể đăng ký những khóa học này và phát nó như một bài trình chiếu cho đội ngũ nhân viên của bạn. 

- Thực hiện các buổi họp để những người trong nhóm làm việc đưa ra và giải quyết các vấn đề đang măc phải

Những lưu ý

Nên nhớ là trước khi tổ chức rèn luyện đội ngũ của mình, bạn phải nắm chắc được tình hình của cả nhóm đang ở mức độ nào, và tình hình chung trong toàn lĩnh vực để không khiến những con người này cảm thấy rằng họ quá kém cỏi hoặc quá vượt xa với những gì mà họ được dạy. 

Sau khi kết thúc mỗi buổi rèn luyện, học hỏi như vậy, bạn cần phải đánh giá và phân loại nhân viên của mình về những biến chuyển trong công việc mà họ đã thực hiện. Quản lý công việc đơn giản hơn quản lý con người rất nhiều, và nói đi nói lại thì chính bạn hãy bắt tay ngay vào công việc này để cảm nhận toàn bộ những gì có thể xảy đến và luôn nhớ những gì mà tôi đã đề cập ở trước đó, luôn luôn giữ thái độ lạc quan, tích cực và không ngừng trau dồi kinh nghiệm cho bản thân mình, bạn là một nhà lãnh đạo giỏi, và những nhà lãnh đạo giỏi sẽ luôn luôn nỗ lực để trở thành người tiên phong, dẫn đầu trong tổ chức.

Lời kết.

Trên đây là bài viết mà Thanh Phong gửi gắm đến những nhà lãnh đạo, hoặc sắp trở thành lãnh đạo một đội ngũ làm việc nào đó. Hy vọng rằng nó đủ tốt để giúp đỡ bạn trong công việc hiện tại và nếu như có bất cứ câu hỏi hoặc thắc mắc nào liên quan đến vấn đề này, hãy liên hệ với tôi hoặc để lại bình luận ở phía cuối bài viết.

Thư pháp Thanh Phong | Viết thư pháp
Con số và nốt nhạc 2016

Hôm mùng 5 tháng 12 vừa rồi tôi có được tham gia một sự kiện âm nhạc mang tên "Con số và nốt nhạc". Tôi đến với sự kiện này thông qua một lời mời của bạn bí thư trong lớp và bạn ấy cũng là người tham gia sự kiện ấy cùng với tôi và một vài người bạn khác. Điều đầu tiên mà tôi nhận thấy khi đến với sự kiện này đầu tiên nằm ở sự chuyên nghiệp của nó, khi mà bên ngoài hội trường lớn C700 của học viện tài chính, bạn sẽ nhìn thấy một tấm banner lớn có in tên các nhà tài trợ chính của sự kiện, thảm đỏ và ánh đén hắt sáng tạo nên một cảm giác giống như bạn đang tham gia vào những sự kiện lớn được tổ chức như liên hoan phim hay ra mắt sản phẩm nổi tiếng nào đó. Kế đến là sự có mặt của một đội các bạn nữ rất xinh đẹp làm nhiệm vụ hướng dẫn, các bạn tươi cười, niềm nở đón những vị khách tham gia sự kiện vào trong hội trường, ổn định chỗ ngồi. Một điểm nhấn quan trọng là ở thái độ và phong cách làm việc rất chuyên nghiệp của ban tổ chức, nó càng được nhấn mạnh thêm khi sự kiện bắt đầu đội hình MC chuyên nghiệp, các phần thi được tổ chức bài bản, loa đài xịn thật xịn và phom trương chình hiện đại, các bản nhạc hot nhất trên thị trường, tất cả tạo nên một không gian ngập tràn ánh sáng, âm nhạc, và cảm xúc thăng hoa.
Sau đây là một video mình dựng lại, vì là quay bằng máy ảnh nên chất lượng hình ảnh chưa ưng ý lắm, mọi người có thể xem tạm nhé.

Thư pháp Thanh Phong | Viết thư pháp

bộ phim Doctor Strange

Hôm vừa  rồi ngồi xem bộ phim Dr.Strange, tôi nhận ra một vài những giá trị mà bộ phim ấy mang lại cho mình, hôm nay cũng muốn giành thời gian để viết về những điều ấy, cốt là nhằm mục đích biến bài viết này trở thành một mốc trong quá trình viết Blog của tôi khi đã đạt ngưỡng 200 bài viết. 

Bài học số 1: Đôi khi chúng ta như con cóc ngồi trong đáy giếng

Cuộc sống này rất bao la và rộng lớn, nhưng đôi khi chúng ta chỉ nhìn nó chỉ to bằng cái mâm, bản thân chúng ta không thể nào hiểu rõ được cuộc đời này đang diễn ra những gì và có những gì đang chờ đợi chúng ta ở phía trước. Vì thế mà hãy thu cằm lại và đứng thẳng người lên, sống một cách bình thường và làm thật tốt những việc mà mình thích, đừng bao giờ chỉ trích người khác vì điều gì, có thể chúng ta giỏi hơn họ ở lĩnh vực này, nhưng trong những lĩnh vực khác thì chưa chắc.

Bài học số 2: Hãy sẵn sàng cho mọi tình huống

Trong bộ phim, nhân vật Dr.Strange lúc đầu chỉ tìm đến vị sư phụ của mình với mong muốn có lại đôi bàn tay như trước, nhưng bất ngờ thay, ông ta lại phải đảm nhận một nhiệm vụ mà mình không hề ngờ tới, đó là bảo vệ thế giới. Trong cuộc sống này, có thể sẽ có những vấn đề bất ngờ xảy đến với chúng ta, tốt có, xấu có nhưng điều quan trọng không nằm ở tính chất của vấn đề, quan trọng hơn cả là cách chúng ta đối diện với nó. Chúng ta chưa bao giờ sẵn sàng để làm điều gì đó.

Bài học số 3: Làm thế nào để học giỏi

Chỉ bằng tìm tòi và học hỏi không ngừng, học cả trong khi ngủ thì lúc bấy giờ, kinh nghiệm và kỹ năng của chúng ta mới thực sự được cải thiện, những gì giúp cho Dr.Strange trở thành một phù thủy tối thượng nằm ở chỗ ông ấy đã không ngừng tìm tòi và sáng tạo những điều mới mẻ dựa trên những kiến thức mà mình học được trong sách vở, trong đời sống hiện thực

Bài học số 4: Hãy chọn phe cho mình

Đã có lần Dr.Stranger được lựa chọn đi theo phe thiện hay ác, nhưng rút cục thì câu trả lời đều giống như những gì mà nhiều người xem khác đoán trước. Điểm đặc biệt ở đây không phải nằm ở cốt chuyện "A đánh B, rồi B đánh A" mà nằm ở những chi tiết, những chuyển biến tâm lý trong con người của vị bác sĩ phù thủy. Ông ta lúc đầu không tin, rồi tin, rồi phân vân và cuối cùng đã đưa ra lựa chọn cho mình. 

Bài học số 5: Đôi khi có thể vi phạm những luật lệ nhỏ để đạt được những thành quả hoặc mục đích cao hơn

Mặc dù, bà sư phụ lấy sức mạnh từ năng lượng bóng tối để duy trì sự sống vĩnh hằng cho mình, nhưng mục đích mà bà ấy sống thì lại rất tốt, đó là tìm cách để bảo vệ trái đất, bảo vệ cuộc sống của mọi người. Lúc gần cuối phim, bà ta lựa chọn cái chết để chứng minh cho điều mình mong muốn đối với bác sĩ Strange, tôi nghĩ đó là một sự hy sinh cần thiết để thức tỉnh vị anh hùng và là một chi tiết để chuyển vai chính khi thay đổi trọng trách lãnh đạo, chỉ huy từ người này sang người khác

Một vài bài học rút ra được như vậy, hy vọng bấy nhiêu đó cũng đủ khiến cho những người chưa xem bộ phim này bỏ thời gian ra để coi nó.

Còn một điều nữa là hình ảnh của bộ phim rất đẹp, âm thanh chân thực và mình thấy rất hay ở đoạn đầu khi ca khúc Baby One more time ngân lên, những ký ức của ngày xưa như tràn về, không biết đây có phải là dụng ý của đạo diễn không nhưng dù sao thì mình vẫn thấy đây là một chi tiết rất hay và thú vị.

Thư pháp Thanh Phong | Viết thư pháp

DỊCH VỤ ÔNG ĐỒ

VIẾT THƯ PHÁP CHUYÊN NGHIỆP

LUYỆN TẬP HÀNG NGÀY