Trong quá trình xây dựng đội ngũ làm việc hiệu quả trong công ty, bao giờ bạn cũng phải nghĩ đến một hoạt động hết sức thường xuyên và cần thiết, đó là hoạt động hội họp, tổ chức các buổi sinh hoạt với nhân viên của mình. Bất kể công ty của bạn lớn cỡ nào hay nhỏ bé bao nhiêu đi chăng nữa, hoạt động hội họp, sinh hoạt cũng là một trong những biện pháp để giúp cho đội ngũ làm việc hoạt động hiệu quả và thông suốt.
Những người lãnh đạo giỏi sẽ biết cách làm thế nào để tổ chức được những buổi hội họp hiệu quả và trong bài viết này, tôi sẽ đề cập với bạn một trong số những phương pháp và kinh nghiệm mà tôi rút ra được khi tổ chức những cuộc họp với nhân viên cấp dưới.
I. Đánh giá tình hình
Tại sao lại cần phải họp? Lí do gì mà phải họp? Đó là những câu hỏi đầu tiên mà một nhà lãnh đạo cần đặt ra khi muốn tổ chức một buổi sinh hoạt, hội họp nào đó. Ở một số tổ chức, tôi vẫn thấy người ta có chế độ hội họp thường xuyên, nhưng điều này theo tôi là không cần thiết. Vì những lý do chính
- Nếu như hoạt động không xảy ra vấn đề gì quá nghiêm trọng hoặc các vấn để xảy ra chỉ dựa trên một số ít thì không cần phải họp
- Nếu bạn muốn nắm bắt tình hình, hãy theo dõi báo cáo của những nhân viên hoặc trực tiếp khảo sát tình hình thực tế. Đừng chỉ thông qua những buổi hội họp
- Nó làm mất thời gian của mọi người
Trước khi quyết định việc tổ chức một buổi họp có cần thiết hay không bạn hãy đánh giá những vấn đề mà tổ chức đang gặp phải, những lưu ý và nhắc nhở mang tính tổng quát, không nên mời tất cả mọi người trong khi nhắc nhở và nội dung cuộc họp chủ yếu chỉ xoay quanh một vài đối tượng.
II. Cách thức tổ chức
Trong lúc họp bao giờ cũng phải làm nổi bất các ý chính như mục đích của buổi họp, yêu cầu đặt ra cho buổi họp.
Vì là thời gian của tập thể nên khi bạn điều hành hoặc chủ trì cuộc họp, nên xem xét về yếu tố thời gian, các buổi họp tốt nhất không nên kéo dài, trừ trường hợp những vấn đề quá đỗi nghiêm trọng và căng thẳng. Còn lại những vấn đề bình thường thì chỉ nên hạn chế trong vòng tối đa 45 phút (khoảng thời gian tập trung hiệu quả của một người). Đối với những chủ đề kém hiệu quả, hãy thiết lập cách thức hội họp nhanh, ví dụ như ở một số công ty hiện nay, người ta họp với nhau chỉ vỏn vẹn 10 phút hoặc ở một số nơi, còn áp dụng cách họp của những người thổ dân da đỏ, mỗi khi một người phát biểu, họ phải co một chân lên, nếu mỏi quá mà chân chạm đất thì họ không được nói nữa.
III. Chú ý đối với những cuộc họp
Bao giờ cũng phải đưa ra một giải pháp cụ thể với những công việc cụ thể, vì những cuộc hội họp không phải chỉ là mọi người gặp mặt và tán gẫu với nhau, vì thế mà việc đưa ra một giải pháp và chương trình hoạt động mới luôn luôn là cần thiết. Nếu bạn không đưa ra được những giải pháp mới và thống nhất chúng với mọi người thì buổi họp ấy coi như không có chất lượng
Trong cuộc hop nên giữ thái độ hòa nhã, vui vẻ với mọi người, nếu như cuộc họp trở nên quá căng thẳng, hãy là người gợi ý việc nghỉ ngơi cho tập thể để không khí dịu bớt xuống. Nóng giận không giải quyết được điều gì vì khi ấy bạn sẽ chỉ thể hiện bản thân mình là một người nóng tính, và những lúc như vậy, thường thì cảm xúc sẽ chi phối đến bạn và những người xung quanh rất dễ lây theo trạng thái tâm lý của bạn, họ bước ra khỏi cuộc họp với một tâm thế buồn chán cũng sẽ ảnh hưởng tới chất lượng công việc lúc đó.
Thư pháp Thanh Phong | Viết thư pháp
